Werden Inhalte oft verspätet geliefert? Gibt es Schwierigkeiten den Redaktionsplan für den Corporate Blog einzuhalten? Wie definiert man einen richtigen Workflow?

Wahrscheinlich sind die Arbeitsablauf im (Content) Marketing Team nicht ausreichend definiert. Jedes Content Team, das seine Projekte auf Kurs halten will, muss seinen Arbeitsablauf definieren, bevor die Stifte der Autoren von Inhalten das Papier berühren oder die Finger auf die Tastatur drücken. 

Wie man einen Workflow definiert, der die Produktion von Inhalten auf Kurs hält 

Ein Content-Workflow ist eine Reihe von Aufgaben, die ein Team für einen Kanal / Format erledigen muss – eine Webseite, einen Blog-Eintrag, ein Whitepaper, eine E-Mail oder jede andere Art von Inhalt, den die Gruppe liefern muss. Der Content-Workflow muss bestimmen, wie Inhalte 

  • angefordert,  
  • beschafft,  
  • erstellt,  
  • überprüft,  
  • genehmigt und  
  • geliefert  

werden. 

Auch wenn die Arbeitsabläufe nicht definiert sind, das Team wird welche haben. Jedes Team hat sie: Bestimmte Leute tun bestimmte Dinge zu bestimmten Zeiten immer und immer wieder. Ein Arbeitsablauf kann einfach oder komplex sein. Ein Team kann separate Arbeitsabläufe für bestimmte Kunden oder Projekttypen haben. 

Ein typischer Inhalts-Workflow umfasst Aufgaben wie diese: 

  • Gliederung 
  • Schreiben 
  • Prüfen 
  • Bearbeiten 
  • Genehmigen 
  • Veröffentlichen 

Wenn ein Arbeitsablauf dokumentiert wird, nimmt dieser oft eine visuelle Form an, die die Abfolge der Aufgaben zeigt. Dieses Beispiel, das jede Rolle in einer „Swimlane“ zeigt, vermittelt den Verlauf der Aufgaben über die Rollen hinweg (vertikal) und über die Zeit (horizontal). 

Warum sollten Sie Ihren Content-Workflow definieren? 

Wenn Sie Ihre Workflows undefiniert lassen, ist es schwierig, den Überblick über eine große Anzahl von Projekten zu behalten, und Projekte können stecken bleiben. Die Mitarbeiter im Content-Team sind sich möglicherweise ihrer Verantwortlichkeiten nicht sicher oder wissen nicht, wie viel Aufwand für die Fertigstellung der Inhalte erforderlich ist. 

Im Folgenden erfahren Sie, was die Definition eines Content-Workflows Ihrem Team ermöglicht: 

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Unterteilen Sie den Inhaltsprozess in überschaubare Aufgaben

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Identifizieren Sie jeden Schritt, damit der Inhalt genehmigt werden kann 

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Wissen Sie, wer für jeden Schritt verantwortlich ist und wann

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Identifizieren Sie den Entwicklungsstand jedes Inhaltsstücks 

Ein definierter Content-Workflow teilt den Menschen in allen Rollen mit, wo sich der Inhalt im Prozess befindet, wenn sie an der Reihe sind. Und er verdeutlicht, was sie tun müssen, um das, was benötigt wird, zum richtigen Zeitpunkt zu liefern. 

Der Workflow hilft dem Projektmanager auch dabei, Engpässe zu erkennen, damit er Maßnahmen ergreifen kann, um die Inhalte in Richtung Produktion zu bewegen. 

Wie man einen Inhalts-Workflow definiert 

Einen Content-Workflow zu definieren bedeutet, zu bestimmen, wer was wann tut. Sie können dies auf jede Weise tun, die Ihr Team für hilfreich hält. Verwenden Sie die Begriffe, die Ihr Team verwendet. 

Lassen Sie uns jeden Teil – wer, was und wann – getrennt betrachten:

Identifizieren Sie, wer beteiligt ist (die Rollen)

An Ihren inhaltlichen Projekten sind wahrscheinlich viele Personen beteiligt, die unterschiedliche Verantwortlichkeiten in unterschiedlichen Projektphasen haben. Der erste Schritt bei der Definition eines Content-Workflows besteht darin, zu verstehen, wer beteiligt sein wird. Die Anzahl der Rollen und Titel ist sehr unterschiedlich. Beispiele: 

  • Content Stratege 
  • Texter 
  • Designer 
  • Themen-Experte 
  • Projektleiter 
  • Vermarkter 
  • Geschäftsinhaber / Manager 
  • Freigeber (Rechtsabteilung, Personalabteilung, Abteilungsleiter usw.) 
  • Entwickler 

 Identifizieren Sie, was jede Rolle tut (die Aufgaben) 

Nachdem Sie die Rollen für einen bestimmten Workflow identifiziert haben, identifizieren Sie die Aufgaben (z.B. „Entwurf erstellen“ oder „Entwurf genehmigen“), weisen Sie jede Aufgabe einer Rolle zu und ordnen Sie die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Erledigung. 

Definieren Sie dann jede Aufgabe so detailliert wie nötig, um den Zeitaufwand für vermeidbare Bearbeitungen, Rückfragen und allgemeine Verwirrung zu minimieren. Wenn Sie zum Beispiel die Aufgabe „einen Entwurf genehmigen“ definieren, können Sie genau angeben, welche Aspekte des Inhalts der Genehmigung bedürfen. Rechtschreibung und Grammatik? Lesbarkeit? Stimme und Tonfall? Einhaltung bestimmter Richtlinien oder rechtlicher Anforderungen? 

Für alle Aufgaben, die mehr Details erfordern, als in den Arbeitsablauf selbst passen, verweisen Sie auf diese Details. Sagen Sie zum Beispiel den Autoren, wo sie den Zweck des Inhalts, das Publikum, die Ziele für die Wortzahl, die Stilrichtlinien (für Stimme, Ton und Format usw.) und alles andere, was sie wissen müssen, finden können. 

Definieren Sie jede Aufgabe gründlich genug, damit die Person in jeder Rolle weiß, was sie tun muss, um ihre Aufgaben zufriedenstellend zu erfüllen und das Projekt in Gang zu halten. Wenn die Aufgabendefinitionen vage bleiben, bereiten Sie sich darauf vor Dinge zu hören wie „Ich wusste nicht, dass ich das tun musste“ oder „Das ist nicht meine Aufgabe“ oder „Ich dachte, Matthias kümmert sich darum“. 

Nachdem alle in den Workflow eingebundenen Personen ihre Zuständigkeiten zugewiesen bekommen haben, sind Sie an der Stelle angelangt, an der Sie die Phasen definieren können, die der Inhalt durchlaufen wird. 

Feststellen, wann die Aufgaben erledigt sind (der Ablauf) 

„ASAP“ ist keine Frist. „Gestern“ ist keine hilfreiche Antwort. 

Wie in jedem Prozess folgen die Phasen der Inhaltserstellung einer logischen, wiederholbaren Reihenfolge. Diese Phasen benötigen klare Meilensteine und Abhängigkeiten, damit das ganze Team die miteinander verbundenen Fristen erkennen kann. 

Bei einem Workflow für die Produktion von Inhalten für ein Website-Projekt beginnt man natürlich mit einem Briefing, geht durch die Produktion und Überprüfung und dann zur Veröffentlichung über. Die Aufzählung ist gerade noch linear und sinnvoll, in der Praxis aber oft nicht so geradlinig. 

Wenn Sie mehrere Feedback-Schleifen (Marketing, Personalabteilung, Rechtsabteilung) einführen, haben Sie den Workflow um mehrere Ebenen der Komplexität erweitert. Aber jetzt wissen Sie, wer was tut; wann sie es tun müssen, ist die nächste Anforderung. 

Dies variiert stark mit dem Umfang des Projekts und der Anzahl der beteiligten Personen. Aber einige Überlegungen sind für alle Projekte relevant. 

Lassen Sie die Leute zunächst wissen, wann sie im Arbeitsablauf erwähnt werden. Sie können das visuell zeigen, durch den Arbeitsablauf sprechen oder ein Werkzeug verwenden, um dies zu verwalten. Finden Sie heraus, was für Sie in Frage kommt, aber stellen Sie sicher, dass diese Informationen effektiv verbreitet werden. 

Um Inhalte durch den Arbeitsablauf zu bringen, ist ein gemeinsames Verständnis erforderlich, damit die Dinge auf Kurs bleiben. Wenn Sie z.B. wissen, dass ein bestimmter Themen-Experte jeden Donnerstag nicht da ist, legen Sie das Abstimmungsdatum nicht auf einen Donnerstag fest. Richten Sie die Dinge von Anfang an so das, dass sie nicht zu spät kommen. An dieser Stelle kann das Verständnis der Tagesarbeit und der damit verbundenen Zeitpläne der Mitarbeiter die Zuweisung von Arbeit und Aufgaben im gesamten Arbeitsablauf beeinflussen. 

Man muss auch realistisch sein, wann die Dinge erledigt werden können. Weisen Sie jeder Phase eine realistische Zeitspanne zu. 

Nehmen wir eine einfache Seite mit 750 Wörtern als Beispiel und nehmen wir an, dass die durchschnittliche Zeit vom Briefing bis zur Veröffentlichung 12 Stunden beträgt. Skalieren Sie das auf eine Website mit Dutzenden oder Hunderten von Seiten, und es wird deutlich, wie zeitaufwändig der Inhalt ist. 

Aus diesem Grund kann ein klarer Arbeitsablauf den Teams helfen, ihre Projekte auf Kurs zu halten. Es gibt keinen Platz für Ausreden wie „Ich wusste nicht, dass ich dafür verantwortlich bin“ oder „Das ist nicht meine Aufgabe“ – Dinge, die ich in der Zusammenarbeit mit Kunden schon oft gehört habe. Bei einem definierten Arbeitsablauf kennt jeder, der bei der Planung, Erstellung und Veröffentlichung der Inhalte mitwirkt, den Prozess und weiß, wie seine individuellen Aufgaben dazu passen. 

Beauftragen Sie jemanden, jedes Content-Projekt zu beaufsichtigen

Nehmen wir an, Sie haben Ihren Content-Workflow definiert. Sie haben abgedeckt, wer, was und wann. Dieser Aufwand allein schützt Sie nicht vor Fallstricken. Der Prozess läuft nicht von selbst. Es wird immer noch Engpässe geben, und es wird immer noch etwas Geld überwiesen werden. 

Aus diesem Grund brauchen Sie eine einzige Person, die für die Überwachung des Projekts verantwortlich ist und die auch dafür sorgt, dass jeder Inhalt in jeder Phase des Arbeitsablaufs weiterläuft. 

Diese Person kann ein Projektmanager, ein Content-Strategie oder ein Content-Coordinator sein. Da diese Person den Arbeitsablauf im Hinblick darauf versteht, wer was und wann tut, kann sie die Engpässe leicht identifizieren, die Blockierung der Projekte aufheben und sie in Bewegung halten. 

Vielleicht wartet eine Menge Beiträge auf Cora aus der Rechtsabteilung zur Genehmigung. Solange sie das nicht getan hat, kann der Inhalt nicht an die nächste Stufe des Arbeitsablaufs weitergeleitet werden. Wenn Sie wissen, dass Cora ein Engpass ist, können Sie die Gründe dafür ansprechen (keine Zeit, andere Prioritäten) und helfen, sie zu entblocken. 

Wie bei allen Dokumenten, wie z.B. Styleguides, sollte der Arbeitsablauf ein lebendes Dokument sein. 

Sehen Sie, wie der richtige Workflow die Inhaltsproduktion unterstützt 

Wollen Sie inhaltliche Workflows für sich arbeiten lassen? Definieren Sie zunächst Workflows für jeden Inhaltstyp: 

  • Stellen Sie fest, wer beteiligt ist (die Rollen)
  • Identifizieren Sie, was jede Rolle tut (die Aufgaben)
  • Identifizieren Sie, wann die Aufgaben erledigt werden (der Ablauf)

Weisen Sie dann jemanden das konkrete Projekt zu, der diese beaufsichtigt und den Fortschritt durch den Workflow verfolgt. 

Suchen Sie schließlich nach Möglichkeiten, Software-Tools zur Kommunikation über die Arbeitsabläufe zu verwenden und die Arbeitsabläufe möglicherweise sogar in Ihre Systeme zu integrieren. 

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