Schluss mit dem Aufwand, eingehende Rechnungen manuell zu bearbeiten – die E-Invoicing-Lösung der SEEBURGER AG und TCG Process GmbH erledigt das vollautomatisch. Das Problem verschiedener Eingangskanäle wird dabei geschickt umgangen.
Durchgängige Rechnungsprozesse im SAP®-Umfeld
Treiber der elektronischen Rechnung sind neben den Kosten auch internationale Vorschriften der Gesetzgeber. Die tief integrierte Lösung der Kooperationspartner ermöglicht Kunden hochautomatisierte E-Invoicing-Prozesse. Dadurch können die Bearbeitungszeiten und Kosten im Rechnungsbearbeitungsprozess reduziert sowie die Qualität und Transparenz gesteigert werden. Sie stellen einen wichtigen Schritt zur Sicherstellung der internen und externen Compliance mit Geschäftsregeln und gesetzlichen Anforderungen dar.
Kompetenzbündelung – Intelligente Erkennung und digitalisierte Prozesse
Mit den E-Invoicing-Lösungen von SEEBURGER, Marktführer für die weltweite Digitalisierung und Integration von fachlichen und technischen (SAP-basierten) Geschäftsprozessen, lassen sich ein- und ausgehende Rechnungen umfassend digitalisieren und zentral kostengünstig sowie gesetzeskonform abwickeln. In die Lösung integriert ist DocProStar® von TCG, einem führenden Anbieter von Input-Management-Lösungen. DocProStar® akzeptiert eingehende Dokumente unabhängig von Format (Papier, Fax, E-Mail inkl. Anhänge, PDFs, E-Streams usw.) und Kanal (E-Mail, Scanner, Fax, usw.) und normalisiert und verarbeitet diese mithilfe Mechanismen künstlicher Intelligenz.
Innerhalb des SEEBURGER Invoice Portal Cloud Service lassen sich mithilfe von DocProStar® Papier- und PDF-E-Mail-Rechnungen über unterschiedliche Rechnungseingangskanäle verarbeiten und mit dem Kreditorenstamm Bestelldaten verifizieren. Papierbasierte Rechnungen werden dabei im Vorfeld vom Kunden digitalisiert und an das SEEBURGER Invoice Portal und den dort befindlichen DocProStar®-Prozess übergeben. PDFs werden mittels E-Mail-Weiterleitungsfunktion vom Kunden an das Invoice Portal weiter geroutet. Die übernommenen Scan-Images der Rechnung bzw. der entgegengenommen PDF-Rechnungen werden vom in der Cloud befindlichen DocProStar®- Prozess verarbeitet. Die Verarbeitungsschritte umfassen OCR- und Freiform-Erkennung sowie die Extraktion, logische, formale Überprüfungen und Validierung der einzelnen Rechnungsinhalte.
Automatisierte Nachbearbeitung und Workflow in der SEEBURGER Invoice Portal Cloud-Lösung
Die Rechnungspositionen bei Rechnungen mit einer Bestellung im ERP-System werden direkt mit Bestellpositionen und Wareneingangsmeldungen abgeglichen. Sofern keine Abweichungen hinsichtlich Kreditorenstamm-, Bestell- oder Wareneingangsdaten sowie der steuerrechtlichen Pflichtfelder vorhanden sind, wird die Rechnung ohne manuelle Interaktion verarbeitet (No-Touch-Buchung). Es sind keine Interaktionen des Bearbeiters im Cloud-Portal erforderlich.
Bei OCR-, Erkennungsfehlern oder Unstimmigkeiten in der Rechnungsprüfung können diese am Nachbearbeitungsplatz im Invoice-Portal korrigiert werden. Dank künstlicher Intelligenz im automatischen Selbstlernverfahren erhöht sich die automatisierte Verarbeitung im laufenden Betrieb. Rechnerisch oder inhaltlich fehlerbehaftete Rechnungen können mithilfe entsprechender Kommunikation direkt unter Nennung der Gründe für die Ablehnung elektronisch zurückgesendet werden.
Rolf Holicki Direktor E-Invoicing und WEB Applications, SEEBURGER AG:
„Die Kompetenzbündelung von SEEBURGER und TCG bietet Kunden jeglicher Unternehmensgröße eine skalierbare Lösung zur vollautomatischen Rechnungseingangs-bearbeitung mit bedarfsorientierter Abrechnung ohne initiale Investitionskosten. Die unabhängig vom ERP-System rasch einsetzbare Cloud-Lösung ermöglicht dank integrierter Landespakete auch die Verarbeitung internationaler Rechnungen.“
