Themen-Insider: Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM)

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Aber jetzt erst Mal zum Insider-Thema:

In Unternehmen weltweit wächst das Datenvolumen kontinuierlich. Je größer die Datenmenge, desto schwieriger wird es, wichtige Dokumente und Informationen zu finden, auf den aktuellen Stand zu halten und übersichtlich zu Lagern. Diese Aufgaben in Zukunft manuell zu übernehmen ist zeit- und geldaufwendig. Aus diesem Grund interessieren sich die Leser vom Nischen-Magazin EAS-MAG.digital momentan besonders für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM). Software dieser Art digitalisiert das Datenmanagement und automatisiert Prozesse, die zur Vereinfachung der Verwaltung beitragen.

DMS und ECM können verschieden eingesetzt werden. An erster Stelle steht für viele der Abschied von Papier. Dokumente können heutzutage auch problemlos ohne Regal gelagert werden – im digitalen Archiv. Beweiskraft und Rechtssicherheit geht dabei keinesfalls verloren, wenn man sich an die Richtlinien hält.

Aber DMS und ECM hört nicht im Archiv auf: Auch Rechnungen können papierfrei werden. Durch E-Invoicing wird der gesamte Rechnungsvorgang von Ausstellung bis Archivierung digitalisiert. So haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Buchhaltung kostengünstiger und effizienter zu gestalten.

In der HR-Abteilung kann DMS zum Einsatz kommen, indem beispielsweise digitale Personalakten erstellt werden, die Verwaltungsaufgaben erleichtern und dennoch Datenschutz gewährleisten. Zudem ermöglichen sie zahlreiche Routineprozesse zu automatisieren oder durch Zugriffsrechtsverwaltung den Informationsaustausch schneller und bequemer zu gestalten.

Werden Daten mit DMS gelagert, können Veränderungen automatisch in Echtzeit in jedem System übernommen werden und Mitarbeiter haben stets Zugriff auf alle für sie relevanten Daten – vor allem dann, wenn das DMS mit einer mobilen Lösung kombiniert wird und Mitarbeitern auch auf einem Mobiltelefon, Tablet oder Laptop zur Verfügung steht.

An jeder Stelle im Unternehmen, wo mit Dokumenten, Akten, Verträgen und Archiven gearbeitet wird, kann durch DMS und ECM Optimierungspotential ausgenutzt werden. Die Einsatzmöglichkeiten im Zeitalter der Digitalisierung – wo Big Data sowie Smart Data maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen – sind nahezu grenzenlos.

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